能源部直属科研单位档案管理办法

能源部直属科研单位档案管理办法 能源部直属科研单位档案管理办法中主要包括了档案工作人员及其基本职责和任务、档案的形成和归档、档案的开发利用、划定档案保管期限的原则等内容，具体管理办法如下。 颁布单位：能源部 文 号：能源办[1992]855号 颁布时间：1992年9月9日 实施时间：1992年9月9日 时 效 性：-- 效力级别：--

第一章 总则

第一条 为了加强档案工作的综合管理，统一立卷归档办法，逐步实现档案管理规范化、标准化，进一步提高档案管理水平，充分发挥档案在本单位行政、管理、科研、生产、基建和国家社会主义建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》以及《机关档案工作业务建设规范》与《科学技术研究档案管理暂行规定》的精神，结合我部直属科研单位的实际情况，制定本办法。 第二条 凡记述和反映本单位行政业务、科学研究、技术设计、生产、试验、基本建设等活动，具有查考利用价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式、载体的材料，都是档案，均应按归档要求立卷归档。 第三条 档案是本单位工作活动、科学技术研究的真实记录，是重要的信息资源，是国家宝贵财富，也是提高工作效率和工作质量的重要条件，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全。任何单位和个人不得将其据为已有。 第四条 各单位的档案工作是国家档案事业的组成部分，也是本单位管理工作的重要内容之一，是科技活动的重要环节。各级领导、各个部门及其全体工作人员，都应高度重视档案工作，并将与之相关的工作纳入各自的职责范围。档案工作必须与本单位行政管理、计划管理和成果管理等业务工作紧密结合。科技工作与相应的档案工作应实行“四同步”，即：下达计划任务与提出科技文件材料的归档要求同步;检查计划进度与检查档案材料积累情况同步;验收鉴定科研成果与验收、签定相关档案材料同步;申报、登记和评审、奖励科技成果以及科研人员提职考核与档案部门出具档案归档情况证明材料同步。 第五条 各单位应把档案工作列入本单位的发展计划，在人员配备、经费以及办公用房、档案库房等工作设施、设备及条件上给予保障，有条件的单位应逐步实现档案管理的现代化。 第六条 各单位档案部门的工作，在业务上要接受上级档案部门的监督和指导。

第二章 档案工作人员及其基本职责和任务

第七条 档案管理是科技管理的重要组成部分，其工作人员是档案专业技术人员，实行专业技术职务聘任制。档案工作人员要保持相对稳定。 第八条 档案工作人员的基本职责和任务是： 1.坚决贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法律、法规和上级档案管理部门的有关规定。 2.负责建立健全本单位档案管理工作的各项规章制度和管理办法。 3.参与本单位的科研计划管理，成果管理，科研项目的鉴定，基建工程的竣工验收，大型仪器设备的开箱验收和开发技术市场等业务活动，及时提出对应归档文件材料的管理要求。 4.指导、监督、检查和协助本单位各部门的有关人员做好文件材料的形成、积累和立卷归档工作，使之符合档案管理的规定与要求。 5.负责本单位全部档案的收集、整理、保管、利用和组织鉴定、统计等项档案业务工作。 6.积极组织开发本单位的各类档案信息资源，开展档案史料编研工作，负责编写全宗介绍、组织沿革等，主动提供利用，努力为本单位各项工作服务。 7.按照有关规定，向指定部门做好档案移交工作。 8.遵守国家有关档案和科技保密的规定，确保档案的安全，维护本单位和科研人员的知识产权。 9.办理领导交办的其它有关档案工作事宜。

第三章 档案的形成和归档

第九条 各单位要重视归档工作，根据各种文件材料的形成规律和特点，建立健全文件材料的形成、积累、整理和归档制度，确保每一项管理、科研、生产、基建等业务活动都有完整、准确、系统的文件材料归档。 第十条 文件材料的形成和积累 1.文件材料的形成，积累由各级文书部门或文书人员负责，文书人员在日常工作中，应随时主动向承办人收集办理完毕的文件和相关的材料，对其进行整理，并做好日常管理工作，确保应归档文件材料的齐全、完整。 2.科技文件材料的形成、积累由项目负责人或承办人负责，从制定项目工作计划起，即要向与项目有关的人员布置积累科技文件材料的任务，并指定专人负责及时收集整理。管理部门也应按项目分别收集、积累与该项目有关的文件材料，并在归档时交项目负责人或承办人统一汇总立卷。档案部门负责按项目发放科技档案积累袋和与建档有关的科技报告、实验记录等统一用纸。 3.档案工作人员要深入各部门和项目所在单位，了解情况，督促、检查、指导文书人员或科技人员做好文件材料的收集、积累工作。 第十一条 档案的分类、组卷、编目 一、分类 分类就是把一个单位的全部档案按照一定的要求分成若干类别，并有次序地按照类别排列。在实际工作中，一般按照以下几种方法分类： ①年度-组织机构分类法。就是先按年度分开，然后在每个年度下再按组织机构分类。 ②组织机构-年度分类法。就是先按组织机构分开，然后在组织机构下面再按年度分开。 ③年度-问题分类法。就是先按年度分开，然后在每个年度下面再按问题分类。 ④问题-年度分类法。就是先按问题分开，然后在每个问题下面再分年度。 ⑤按专题-以一个科学技术研究课题为对象，按照不同课题的科技档案划分类别。 ⑥按专业性质-根据文件材料所反映的不同专业属性分类。 ⑦按工程项目-以基建工程项目为单位分类。 ⑧按产品型号-一种产品的全部科技档案为单位分类。 二、组卷 对经过分类整理的文件材料，根据以问题(项目、课题)为主、兼顾其它特征的原则，将相互间具有有机联系的材料进行组合，形成案卷。其方法和要求是： 1.不同年度的文件材料一般不得放在一起组卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷。没有复文的放在请示年立卷;跨年度的规划、设想放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;各种案件材料放在结案年立卷;跨年度处理的文件放在制发年立卷。 2.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件和附件，印件与定稿，请示与批复，转发件与原件，同一文件的多种文本组合在一起，不得分开，文电应合一立卷。 3.调研材料、制度、条例、法规等一般按单一问题组卷。 4.会议文件，根据文件材料的多少，可一会一卷或一会数卷。 5.统计报表，一般同一格式、名称、地区的组为一卷。 6.工作计划、总结等材料，一般可按制发机关或名称组卷。 7.案件材料，可一案一卷或一案数卷。 8.简报、大事记和各种出版物等可按名称一期一卷或数期一卷。 9.重要的会议记录按年度组合为一本或数本。 10.上级制发的文件材料： ①一般普发性文件可放在一起组卷。 ②有针对性的文件和上级机关对本单位请示的批复等可单独组卷。 11.科研、生产、基建工程等按项目组卷。 ①项目(包括课题、产品、基建工程等，下同)结束(含最终完成、阶段完成、中断或终止)后，由项目负责人负责组织本项目所形成的应归档的科技文件材料的整理组卷工作。管理部门应将与项目关系密切的管理性文件交项目负责人，与该项目的技术文件材料统一汇总整理组卷。 ②科研项目、委托试验、产品生产、仪器设备、基建项目等方面的文件按其阶段、结构、部件等分别组合。根据文件材料的多少，可一题数卷或一题一卷。 ③卷内文件材料应齐全完整，准确反映科研、生产、基建和有关管理活动的真实内容。 三、卷内文件材料的排列 卷内文件材料应区别不同种类、情况进行组织排列。 1.密不可分的文件应依序排列在一起，即：批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;转发件在前，原件在后;重要法规性文件的历次修改稿(一般文件材料只保留最后定稿)依次排在定稿之后;案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件可按重要程度日期或文件字号排列。 2.科研项目文件，按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果申报、奖励和推广应用等时间阶段排列。 3.产品生产文件，按设计、试制、小批量生产、产品创优等工作顺序排列。 4.仪器设备文件，按购置的依据性材料、仪器设备开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等的顺序排列。随机图样也可单独组卷。 5.基建项目文件，按依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程竣工验收等排列。 四、卷内文件材料编目 1.卷内文件材料编页 经排列整理完毕的案卷，其卷内文件材料应逐页编写页号，编写页号时，一律使用铅笔。文书案卷，在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角用阿拉伯数字累计编写页号。卷内如有铅印的规程、规范等已编有页码的小册子，其整体可按一页编号，并写在首页的右上角。科技案卷卷内文件材料，单面书写的在右下角，双面书写的正面在右下角、背面在左下角编写页号。图表和声像材料也应在装具上或其背面逐件编号。 2.填写卷内文件目录 卷内文件目录由顺序号、文号(文件编号)、责任者、题名、文件标题、日期、页号及备注组成，卷内文件目录由立卷人逐项填写。 3.填写卷内备考表 卷内备考表由立卷人和档案人员分别填写并放置卷尾。备考表由卷内情况说明、立卷人、检查人、日期组成。用以记载和说明卷内文件的有关情况，如案卷的完整程度、文件数量增减、修改补充情况等。 4.填写案卷封面 案卷封面以一定格式概要介绍案卷内文件材料的内容和成份。由案卷标题、编制单位、文件起止日期或编制日期、密级、保管期限、件、页数、归档号或档案号等组成。案卷封面一律用钢笔或毛笔书写，字迹要工整、清晰。其中，文书案卷的标题由立卷人拟定，档案部门核定。标题文字应力求简炼，概括准确，最多不超过50个字。科技案卷，以立项时的科研项目、基建工程项目、产品、仪器设备的名称为案卷标题。 第十二条 案卷的验收 案卷在归档前，要由有关领导和档案部门审查验收。 1.为确保案卷质量，各部门及项目所在单位在初步将文件材料分类、组合、排列后，应及时通知档案部门，经检查审定后再进行编目工作。 2.文书案卷由本部门主管领导审查，档案部门验收。科技案卷，送室主任审查，重要的需再送所领导审查后，档案部门进行验收。 3.已完成的科研项目、产品试制、基建工程等在进行结算、鉴定、验收之前，必须通知本单位档案部门对应归档的文件材料进行审查验收，不符合要求的，不得进行结算、鉴定、验收。凡未经档案部门验收的项目，成果不得上报，不能评奖，不能重开新项目。各单位档案部门对正在上报或已获得奖励的科技成果，经检查发现其档案不符合要求，除责成有关单位、人员补充归档外，有权建议有关部门推迟或撤销对该项目成果的奖励。 4.审查、验收应符合下列要求： ①案卷材料能准确反映各项业务活动的真实内容。按照文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，做到收集齐全完整，问题单一，年代不混，便于保管和利用。 ②凡归档的文件材料，必须将原稿(定稿)与正本一起归档，一般归档一份，重要的或使用频繁的应酌加副本。 ③归档案卷应符合档案工作的各项规定和要求，审查手续完备。书写、制成材料优良，符合标准;格式统一，字迹工整，图样清晰，禁用字迹不牢的铅笔、圆珠笔等书写工具。 ④归档的声像材料，应用文字在其背面或标签上标明摄像、照片、录音的对象、时间、地点、中心内容，主要参加者及摄录、制作者。 第十三条 案卷的装订 凡能够装订的案卷均应装订，不能装订的也应具有相应的装具。案卷在装订前，须去掉文件上的金属物，并逐页检查文件。凡未留装订线的应补贴加边，残破文件应修补，大张文件须折叠，幅面过小不便装订的文件材料应另用大纸粘贴，使卷内文件材料大小整齐，装订后的案卷其卷内文件应无倒置、脱漏、压字等现象。 第十四条 案卷的移交归档 各部门应在当年的上半年内，将本部门上一年度形成的案卷向档案部门移交。移交时，由立卷人填写“档案移交清单”一式两份，经档案工作人员核对无误后，交接双方在移交清单上签字，各执一份存查。为方便工作，当年形成的会计帐薄、凭证，自本年度终了起，由会计部门自行保管一年后向档案部门移交。 科技档案材料，研究周期不超过2年的，在其任务结束后一次归档，超过2年的按阶段归档，并于项目结束或取得阶段成果后2个月内向档案部门移交。 基建工程项目，应在工程全部竣工后3个月内将其全部科技文件材料整理立卷归档。大型仪器设备开箱前一个星期，有关部门应通知档案部门，准备验收归档。

第四章 档案的管理

第十五条 一个单位在其工作活动中形成的不同门类和载体的档案为一个全宗，一个全宗不能肢解、分散，不同全宗不能混淆、合并。一个单位的档案必须按全宗实行集中统一管理。 第十六条 各单位档案部门要抓好规范化、标准化工作。除做好立卷的规范化、标准化工作外，应严格按照有关档案分类的规定，对所接收的档案进行分类、编目，为逐步实现档案的现代化管理奠定基础。 第十七条 档案部门对所接收的档案，经过检查发现不符合归档要求的，须进行必要的加工、整理，以提高案卷质量。 第十八条 档案的修改与补充 1.对已归档的档案要修改时，应由立卷人提出书面申请，经单位主管领导批准后，及时到档案部门修改，未经批准，严禁修改已归档的任何档案。 2.档案部门对补充归档的文件材料应及时整理。文件材料不多时，可归入相关的案卷内，并填写案卷目录。文件材料较多的，可单独组卷、编目。对因某些原因积存下来的零散文件，档案部门应及时进行分类、立卷、编目等全过程的工作。 第十九条 档案应有专用库房保管。档案库房门窗要坚固。库房内必须保持适当的温、湿度，并有防盗、防火、防腐、防光、防有害生物和防污染等安全措施。每2至3年应对库存档案进行一次全面核对检查，写出书面总结，发现问题及时处理，对破损的档案，须及时修复。 第二十条 各单位档案部门对所接收的档案，应根据档案保管期限表的规定，同时根据档案的历史、现实和科学价值以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用，定期组织有关人员对档案进行价值鉴定。 1.对保管期限变动、密级调整和需要销毁的档案，由档案部门提出建议，并会同有关人员共同鉴定，报请本单位主管领导批准后实施。 2.需销毁的档案，应编制销毁清册，一式两份，一份报请本单位主管领导审查，批准后存档，一份报上级主管部门备案，档案的销毁工作由档案部门负责执行。销毁时应指派两人监销，监销人应在销毁清册上签字。 3.档案部门在部分档案销毁后应及时调整柜架，并在相应的检索工具中注明。 第二十一条 档案的统计 1.各单位档案部门应按年进行档案的数量、鉴定情况、利用交流情况、档案干部、库房状况的统计，并将统计结果汇总报送上级主管部门。 2.档案部门应根据统计结果进行统计分析，写出统计工作报告，评价各项工作效能，找出存在问题，提出改进措施、建议，报送本单位主管领导。 第二十二条 机构变化、单位撤销、合并、改组时，应妥善保管档案，经请示上一级档案主管机关后再作处理。任何单位和个人不准随意分散或带走。

第五章 档案的开发利用

第二十三条 档案管理人员要熟悉所藏档案情况，主动了解本单位各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作。 1.各单位应设立档案阅览室，为利用者查找和阅览档案创造条件。 2.档案管理人员应指导利用者正确使用各种检索工具，认真回答利用者提出的问题。 3.定期编制《档案目录》，在单位内部提供利用，并有选择地进行外部交流。也可根据需要编制档案著录卡片或专题卡片。 4.充分发挥档案的法律凭证作用，为正确处理本单位工作中的各种权益问题提供事实根据。 5.档案部门应积极创造条件，开展档案的编研工作。如编写组织机构沿革，大事记，基础数字汇编，档案文摘，科研成果汇编，论文汇编等为利用者服务。 6.注意收集、记录利用档案后取得的经济、社会效益，并将实例汇集成册，印发宣传。 7.严格执行国家的保密制度，在搞好利用工作的同时，还应注意切实保护本单位及其工作人员的知识产权。 8.各单位要结合本单位管理工作现代化的进程，为档案部门创造条件，逐步实现应用计算机对档案、资料进行管理，提高开发利用档案的能力。

第六章 划定档案保管期限的原则

第二十四条 为了便于准确地判定归档范围和确定档案的保管期限，使保存的档案既能反映和维护本单位主要职能活动的历史真实面貌，又便于保管和利用，根据国家档案局颁发的《机关档案保管期限的规定》和《科学技术研究档案管理暂行规定》的精神，结合我部直属科研单位的实际情况，制定相应的归档范围及保管期限，详见本办法附件《归档范围及保管期限表》。 第二十五条 档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期三种。长期为16年至50年，短期为15年以下。 确定档案保管期限的基本原则： 1.凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，并在国家经济建设、科学研究和历史研究等方面具有长远查考利用价值的档案，定为永久保存。 2.凡是反映本单位一般性工作活动，并在较长时间内对本单位工作具有查考价值的档案，定为长期保存。 3.在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，定为短期保存。 4.保管期限表的某些条款需对文件材料区分“重要的”和“一般的”两类。凡是国家和能源部下达的带有方向性的研究课题以及重要的国际合作项目的档案;获得国家各类成果奖或部、省级三等以上(含三等奖)科研成果奖励的档案;属国家级、部级重大研究项目，因故中断研究，但在较长时间内具有较高查考利用价值的档案均属于“重要的”，其它的则为“一般的”，如本单位科研成果奖等。 5.档案的保管期限，从归档的年度算起。原定的保管期限已满，经过鉴定需延长其保管期限的，从鉴定时的年度算起。

第七章 附则

第二十六条 档案材料的用具、表格、装具按有关规定办理。 第二十七条 各单位有关档案管理办法的实施细则及借阅、利用、保密等有关制度，可根据本单位具体情况自行制定。 第二十八条 本管理办法自发布之日起施行。 不归档的文件材料的范围 一、上级机关的文件材料 1.上级机关任免、奖惩非本单位工作人员的文件和普发供参阅不办的文件材料; 2.上级机关发来供工作参考的抄件; 3.上级机关征求意见稿或讨论未定稿的文件。 二、本单位的文件材料 1.重份文件; 2.无查考利用价值的事务性、临时性文件; 3.未经领导签发的文电草稿，一般性文件的历次修改稿(定稿除外); 4.未经会议讨论，未经领导审阅，批准及未生效的文件材料; 5.无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题，提出一般性建议或意见的人民来信; 6.本单位及内部组织机构互相抄送不应履行公文的文件材料; 7.为参考目的从各方面搜集的文件材料; 8.单位负责人兼任外机关职务形成的与本单位无关的文件材料; 9.从正式文件摘录的供工作参考非证明材料。 三、同级机关和非隶属机关的文件材料 1.参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料; 2.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。 四、下级机关的文件材料 1.下级机关送来参阅简报，情况反映，不应抄报或不须备案的文件材料; 2.越级抄送的一般不须办理的文件材料; 3.下级机关抄报的一般性文件材料。